仕事で資料を作成すると、誰しも先輩や上司から「何が伝えたいなのか分かりにくい。」と指摘を受けた経験があるのではないでしょうか。
分かりやすいビジネス文書を書きたいけどうまく書けない。どうすれば自分の文章が読み手に分かりやすくなるのか。と悩んだ経験もあるはず。
そんな方にオススメしたいのが「考える技術・書く技術
本書では、ビジネス文書を分かりやすく書くための手法が載っています。
本書を読んでいたら、「日本の教育では文章を読むことが多い反面、読み手を意識した文章を書く機会が少ないため、読み手を意識する必要があるビジネス文書の作成で苦労している」とありました。
確かに、管理人も大学ではプログラミングばかりしていて、レポートの書き方はおざなりになってましたね。
今回は、本書をもとに特にかんたんに実践できそうなことをまとめてみました。
結論は先に伝える
よくやりがちですよね、起承転結。
でも、忙しい上司は資料を１～１０まで読む時間はないかもしれません。
また、意図が分からない文章を読むことに苦痛を感じたことはありませんか？
この文章は結局何が言いたいんだろう…
最後まで読んで、「ああこれが言いたかったのか。」と。
結論は先に持ってくるべき。
そして、その後に根拠を書く。
まずはこれを徹底しましょう。
文章を書き始める前に、伝えたいメッセージを決める
「文章を書くのはなぜか？」
そう、文章は相手に何か伝えるために書きますよね。
この伝えたいメッセージが曖昧だと文章全体がよく分からなくなります。文章を書き始める前に、伝えたいメッセージは決めておきましょう。
- 「読み手が何を求めているのか」を意識して伝えたいメッセージを決める
- 読み手が複数居る場合は、誰に伝えたいか決める
- 伝えたいメッセージは１つとする。複数ある場合は文書は分ける
当記事では割愛しますが、本書では、現状発生している問題点から伝えたいメッセージを見つける手法手法として「OPQ分析」が紹介されていました。
バーバラミント（著）考える技術・書く技術―問題解決力を伸ばすピラミッド原則
ピラミッド構造で文章を組み立てる
伝えたいメッセージが決まったら、いきなり書き出すのではなく文章の骨組みを考えましょう。骨組みはピラミッド構造を利用すると考えやすいです。
伝えたいメッセージ
根拠１
根拠１の詳細１
根拠１の詳細２
根拠１の詳細３
根拠２
・・・
・・・
根拠３
ピラミッド構造の作成にあたり以下の点に注意しましょう。
- 横の並び（根拠１、２、３）のレベル感やトーンを合わせること
- 縦の並び（根拠１の詳細 と 根拠１）の論理が矛盾していないこと
また、ピラミッド構造の組み立てにあたり、ロジカルシンキングの手法である（ぬけもれなくのダブりなくの）MECEや帰納法が利用できます。
接続詞を多用しないよう心がける
日本語は主語を省略できたり、文章を接続詞でかんたんに繋げられたりと、文章が分かりにくくなる表現が多いですよね。
まずは、接続詞「and」を多用しないようにしましょう。
・・・し、・・・
・・・であり、・・・
・・・が、・・・・
管理人が本書を読んで特に印象深いと感じたのは、「が」ですね。「が」はbutの意味もあれば、andの意味もあります。
andの意味で使うことは避けた方が良いでしょう。
本書では、接続詞の代わりにロジカル接続詞（例：なぜなら、のために）を使うことで文章間の関係性が明確になるとありました。
ご参考までに Eメール劇的向上術
少し話は変わりますが、考える技術・書く技術
メールの返信に悩んで1通30分もかかってるという方はチェックですね。
